Ziyaretçi ve firma bilgileri, ziyaret edilen çalışanlar, önem derecesi, ziyaret tipi, ziyaret tarihi ve saati, araç bilgileri, ziyaretten önce form hazırlama, girişte otomatik mail...
Öncelikle ziyaret edilecek kişi veya kişiler belirlenir. Daha sonra ziyarete gelen firma ile ziyaretçi isimleri kayıt edilir. Ziyaret tipi, önem derecesi, ziyaret tarihi ve saati gibi bilgilerle kayıt işlemi tamamlanır.
Ziyaretçiler geldiğinde girişte görevli çalışan kendine özel sayfadan ilgili ziyareti seçer. Burada araç/plaka numarası, gerçekleşen giriş tarihi ve saati gibi ilave bilgilerin yanında dilerse bir açıklama ile formu kaydeder.
Kayıt esnasında ziyaret edilecek kişi veya kişilere sistem tarafından otomatik olarak mail gönderilir. Ziyaret sona erdiğinde giriş görevlisi aynı form üzerinde çıkış saatini, dilerse bir açıklama ile kayıt eder.
Daha önce düzenlenmiş ziyaret formu olmadan ziyaretçi gelmesi halinde giriş sorumlusu formu kendi doldurur. Bu formda öngörülen ziyaret tarihi olmaz, giriş tarihi ve saati kayıt edilir.